How to use ICT technologies to plan, monitor and evaluate community development projects?

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Problem sets and solutions provide a method that details everything you need to get support to a critical problem to which an NGO or a grassroots organization faces.

Los conjuntos de problemas y soluciones suministran un método que detalle todo lo necesario para conseguir apoyo ante un problema crítico al cual una ONG o una organización de base se enfrenta.

Problem Summary - Resumen del problema

This is a description of the problem situation. What kind of people play out its mission (benefit?) if this problem is solved? Community development projects in rural and indigenous areas require the participation of various types of actors:

  • Young Indigenous or disadvantaged rural communities
  • Teachers
  • Community leaders
  • Government entities
  • Private Sector
  • International Cooperation (Assistance) Agencies

Due to difficulties of access in rural areas in several countries in Latin America (particularly Guatemala and Mexico), a successful project team must have tools to collect data, monitor the operation and evaluate the results produced by the projects.

In addition, participants at different levels require frequent, timely, and low cost communication during the project implementation.

In order to provide the required information it is necessary to work on the following: - Definition of indicators for each type of actor - Definition of data and processes to monitor - Definition of groups to communicate with each other (bounded groups) - Assurances of the integrity and privacy of data.

Young people can act as leaders in solving the problem, using technology to act as liaisons between funding agencies and communities to which they belong. This will foster the leadership skills of the of the various young people responsible for community development projects.


Esta es una descripción de la situación problemática. Qué tipo de personas desempeñaría mejor su misión si este problema se solucionara? Los proyectos de desarrollo comunitario en zonas rurales e indígenas requieren de la participación de varios tipos de actores:

  • Jovenes indígenas o de comunidades rurales desfavorecidas
  • Maestros
  • Líderes comunitarios
  • Entidades gubernamentales
  • Sector privado
  • Agencias de Cooperación internacional

Debido a las dificultades de acceso en medio rural en varios países de América Latina (particularmente en Guatemala y México), hace falta contar con herramientas para recolectar datos, monitorear la operación y evaluar los resultados producidos por los proyectos.

Adicionalmente, los participantes en los diferentes niveles requieren de comunicación frecuente, oportuna y de bajo costo, durante la realización de los proyectos.

Para proveer la información requerida, se debe trabajar entre otros en: - Definición de indicadores para cada tipo de actor - Definición de datos y procesos a monitorear - Definición de grupos para comunicar entre ellos (bounded groups) - Aseguramiento de la integridad y la privacidad de los datos.

Los jóvenes pueden actuar como líderes en la solución del problema, usando la tecnología, para actuar como enlaces entre los organismos financiadoras y las comunidades a las que pertenecen. De esta manera se fomentara el liderazgo de los diferentes responsables de proyectos de desarrollo comunitario.

Summary of the proposed solution - Resumen de la solución propuesta

This should provide an outline of the basic need to solve the above mentioned problem.

The use of ICT technologies, particularly SMSs (like FrontlineSMS) to implement a model of planning, monitoring and evaluation of community development projects, meets the communication and information needs of different stakeholders.

The use of SMS solves the problems of data collection and communication among participants. Additionally, it requires a SW available online, free to use, for the overall management of projects, which should include among others:

  • Creation and communication between work groups
  • Managing work schedules
  • Support for financial management
  • Repository funding opportunities, success stories, evidence of project progress, etc..

Esto debería proveer un lineamiento de la necesidad básica que resolvería el problema antedicho.

Usar tecnologías de TICS, en particular SMSs (como FrontLineSMS) para implementar un modelo de planeación, monitoreo y evaluación de proyectos de desarrollo comunitario, atendiendo las necesidades de comunicación e información de los diferentes actores.

El uso de SMS resolverá los problemas de recolección de datos y de comunicación entre los participantes. Adicionalmente, se requiere de un SW disponible en internet, de uso libre, para realizar la administración general de los proyectos, el cual debe incluir entre otros:

  • Creación y comunicación entre de grupos de trabajo
  • Administración de calendarios de trabajo
  • Apoyo para la gestión financiera
  • Repositorio de oportunidades de financiamiento, de casos de éxito, de evidencias de avance de los proyectos, etc.

Technology to solve the problem - Tecnología para solucionar el problema

What areas of technology do you think have the potential to resolve this problem? (Eg mobile devices, social networks, geospatial technology, etc.). How might you use the proposed solution?

The project could also include SMS technology, social networking, location-based systems, etc. It is necessary to analyze the existing SW available for integration into the new application.


Que aéreas de la tecnología usted considera que poseen el potencial para resolver este problema? (por ejemplo: dispositivos móviles, redes sociales, tecnología geoespacial, etcétera). Como podría usarse la solución propuesta?

El proyecto podría incluir además de la tecnología SMS, las redes sociales, los sistemas basados en localización, etc. Es necesario analizar el SW abierto disponible para integrarlo en la nueva aplicación.

Existing solutions or relevant links - Soluciones existentes o vínculos pertinentes

What other information could help technologists working on this idea?

  • Participants in the working group who may provide additional information:
    • Maria Zaghi. maria.zaghi @ gmail.com
    • Jimmy Palma jpalma@giz-promudel.org.gp
    • Diego Perez diegoperez@red21.com
    • Ofelia Cervantes ofelia.cervantes @ gmail.com
  • Technology Experts
    • Sean McDonald sean@frontlinesms.com
    • Daniel Light dlight@edc.org

Que otra información podría ayudar a los tecnólogos que trabajan sobre esta idea?

  • Los participantes del grupo de trabajo podrán proveen información complementaria:
    • Maria Zaghi. maria.zaghi@gmail.com
    • Jimmy Palma jpalma@giz-promudel.org.gp
    • Diego Pérez diegoperez@red21.com
    • Ofelia Cervantes ofelia.cervantes@gmail.com
  • Technology Experts
    • Sean McDonald sean@frontlinesms.com
    • Daniel Light dlight@edc.org

Follow-up actions - Acciones de seguimiento

Once a potential solution has been developed, what is your plan of action to implement it? You should consider a series of steps and goals, preferably in conjunction with actions assigned to a specific group of people.

Participating groups in Guatemala and Mexico would like to work on the development of the pilot versions of the proposed solutions which would be used by all members. Initially, the following tasks and responsibilities are designated as follows:

1. Design of the overall system architecture, integrating the various components and services for different types of users: Daniel Light Maria Zaghi Ofelia Cervantes

2. Specification and development of the requirements for the management module: Ofelia Cervantes Maria Zaghi

3. Specification and development of the module requirements for communication between different actors (using SMS): Sean McDonald Jimmy Palma Ofelia Cervantes

4. Specification and development of the requirements of the module support (online support): Diego Perez

5. Selection a group of pilot projects in each country: Maria Zaghi Ofelia Cervantes

6. Search for sources of funding for infrastructure in each country: Maria Zaghi Ofelia Cervantes

7. Dissemination of project results


Una vez que una potencial solución ha sido desarrollada, cual es su plan de acción para implementarla? Debería plantearse como una serie de pasos y metas, preferentemente junto con acciones asignadas a un grupo especifico de personas.

Los grupos participantes de Guatemala y México desean trabajar en la puesta en marcha de versiones piloto de la soluciones propuestas, para lo cual, participaran todos los miembros. Inicialmente, se definieron las siguientes tareas y responsables:

1. Diseño de la arquitectura general del sistema, integrando los diferentes componentes y servicios dirigidos a los diferentes tipos de usuarios: Daniel Light María Zaghi Ofelia Cervantes

2. Especificación y desarrollo de los requerimientos del modulo de gestión de los proyectos: Ofelia Cervantes María Zaghi

3. Especificación y desarrollo de los requerimientos del modulo de comunicación entre los diferentes actores (usando SMS): Sean McDonald Jimmy Palma Ofelia Cervantes

4. Especificación y desarrollo de los requerimientos del modulo de apoyo (asistencia técnica en línea): Diego Pérez

5. Selección de un grupo de proyectos piloto en cada país: María Zaghi Ofelia Cervantes

6. Búsqueda de fuentes de financiamiento para cubrir la infraestructura en cada país: María Zaghi Ofelia Cervantes

7. Divulgación de los resultados del proyecto todos


Contacts

  • Daniel Light - Education Development Center
  • Ofelia Cervantes-Villagomez - Universidad de las Americas Puebla
  • Maria Zaghi - Campus Tech
  • Sean MacDonald - Frontline SMS